Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z usług podmiotów zewnętrznych – od outsourcingu IT, przez usługi sprzątania i catering, po logistykę i serwis maszyn. Utrzymanie jakości i zgodności (compliance) w łańcuchu dostaw usług wymaga systematycznych kontroli. Błędy lub niezgodności w usługach zewnętrznych mogą bezpośrednio wpływać na jakość produktu, bezpieczeństwo pracy i wizerunek firmy.
System auditomat® jest idealnym narzędziem do standaryzacji audytów dostawców usług.
Cyfrowe audyty jakości usług zewnętrznych
auditomat® umożliwia tworzenie szczegółowych i obiektywnych list kontrolnych, które precyzyjnie weryfikują jakość i zgodność świadczonych usług zgodnie z umową i wymogami wewnętrznymi. Audyty mogą dotyczyć:
-
Usług sprzątania i higieny: Weryfikacja harmonogramu prac, stanu sanitarnego pomieszczeń i przestrzegania procedur BHP przez personel sprzątający.
-
Serwisów technicznych: Kontrola terminowości i jakości przeglądów maszyn, poprawności dokumentacji serwisowej oraz zgodności z wymogami gwarancyjnymi.
-
Usług cateringowych: Audyty HACCP, kontrola higieny w kuchni, jakości i świeżości dostarczanych produktów.
-
Outsourcingu IT: Weryfikacja przestrzegania umów powierzenia przetwarzania danych (RODO), procedur bezpieczeństwa dostępu i reakcji na incydenty.
Mobilna aplikacja pozwala menedżerom odpowiedzialnym za kontakty z dostawcami na szybkie przeprowadzanie kontroli, dokumentując stan faktyczny za pomocą zdjęć (np. nieprawidłowo wykonanej usługi).
Obiektywna ocena i zarządzanie niezgodnościami dostawcy
auditomat® przekształca subiektywną ocenę usług w mierzalny proces. Wszelkie niezgodności (np. nieprawidłowy zakres prac, naruszenie procedur BHP przez firmę zewnętrzną) są:
-
Obiektywnie udokumentowane: Cyfrowy zapis z dowodami fotograficznymi.
-
Centralnie rejestrowane: Trafiają do systemu działań korygujących (CAPA) przypisane konkretnemu dostawcy.
-
Egzekwowanie działań: System umożliwia delegowanie działań korygujących do przedstawiciela dostawcy, z precyzyjnym terminem ich usunięcia i weryfikacją (np. ponowna kontrola).
Ta metodyczna dokumentacja jest kluczowa w przypadku sporów z dostawcami i stanowi podstawę do ich okresowej, obiektywnej oceny.
Analityka dla strategicznego zarządzania partnerami
Dane z audytów usług zewnętrznych są strategiczne dla zarządzania relacjami z dostawcami. Rozbudowany moduł statystyk w auditomat® umożliwia:
-
Ranking dostawców: Obiektywna ocena i porównanie wyników audytów różnych dostawców świadczących te same usługi.
-
Analizę Pareto dla usług: Identyfikacja najczęstszych problemów związanych z danym typem usługi (np. błędy w dokumentacji serwisowej) w całym łańcuchu dostaw.
-
Monitoring trendów: Śledzenie, czy po wprowadzeniu działań korygujących (np. szkolenia dla personelu dostawcy) jakość usługi trwale się poprawiła.
Dzięki mierzalnym danym, auditomat® wspiera podejmowanie decyzji o kontynuacji współpracy lub jej renegocjacji, minimalizując ryzyko wynikające z outsourcingu.
Materiał zewnętrzny
